• Étude de cas

    Logiciel de gestion

    Inocap est une société dynamique et innovante dans le domaine du Private Equity. Il a donc été parfaitement naturel pour ses dirigeants de faire appel à Aelif pour la réalisation d'un logiciel de gestion pleinement spécialisé à son domaine d'activité. Ce logiciel a depuis été agrémenté d'un extranet et de nombreuses nouvelles fonctionnalités sont en cours de développement.

L'INTERVIEW D'OLIVIER BOURDELAS

Aelif : Olivier Bourdelas, pour quelles raisons avez-vous souhaité mettre en place une solution logicielle complète pour gérer votre activité ?

Olivier Bourdelas : La société INOCAP a connu dès ses débuts une croissance qui nous a rapidement amenés à nous interroger sur l'avenir de notre système d'informations. D'une part, il était inconcevable de fonctionner de façon complètement artisanale avec des tableurs et du traitement de texte sur du long terme ; nous redoutions par ailleurs de fonctionner avec un ensemble d'outils disparates et incapables de communiquer les uns avec les autres, ce qui aurait inévitablement conduit à des erreurs de saisie, des doubles saisies, des pertes d'informations, etc. Notre activité, le private equity [Ndlr : en français, capital-investissement], est basée sur des fonds d'investissements constitués de milliers de souscriptions de particuliers ; la masse de données est telle que, faute d'un système parfaitement stable, des erreurs sont inévitables. Or ces erreurs peuvent être lourdes de conséquences pour ces particuliers. C'est notamment pour cette raison que notre activité fait l'objet d'une surveillance et d'un contrôle sans faille de la part de l'AMF [Ndlr : Autorité des Marchés Financiers]. Par conséquent, il était nécessaire de disposer d'outils performants pour la gestion de nos données. Les solutions existantes sur le marché, aussi efficaces soient-elles, ne sont pas suffisamment orientées pour la gestion d'actifs non côtés et représentent un coût non négligeable. Nous avons donc décidé d'envisager une solution alternative, sous la forme d'un logiciel adaptable avec des besoins spécifiques à notre activité.

Comment avez-vous initié le projet ?

O.B. : Notre équipe a préparé un cahier d'expressions des besoins, le plus complet et le plus précis possible. Nous avons pris soin, d'une part, de bien distinguer les différents métiers qui sont les nôtres, qu'il s'agisse de la constitution de fonds, de campagnes de collecte, de la gestion des actifs, du CRM, du pilotage analytique et stratégique des fonds et bien sûr d'autre part d'indiquer les objectifs que nous souhaitions atteindre : centralisation et fiabilité des données, exploitation de celles-ci en termes de suivi de clientèle, de pilotage, de générations de documents officiels comme des attestations fiscales et d’exonération. Par ailleurs, nous avons indiqué qu'il était nécessaire que l'outil soit rapidement disponible — au moins pour ce qui concernait les campagnes de collectes — et qu'il reste flexible. Notre activité est en effet très sensible aux modifications fiscales. De plus, INOCAP continue d'évoluer ; son développement ne peut pas être contraint par un système informatique trop rigide. Un architecte logiciel Aelif nous a alors proposé la mise en place d'un système complet, mais module par module, avec des livraisons stables successives.

La compréhension de votre métier, somme toute complexe, a-t-elle été un frein ?

O.B. : Un moteur, en fait. En effet, il a été nécessaire, dans un premier temps, de nous réunir avec notre architecte Aelif pour lui présenter notre activité, son fonctionnement, les différentes étapes de nos propres projets, mais également pour lui présenter notre méthodologie, notre philosophie et nos comportements spécifiques, car c'est une des idées maîtresses des projets Aelif : adapter le logiciel à la façon de travailler des utilisateurs, et pas l'inverse. Ces réunions ont été profitables à plus d'un titre : cela a permis de décrire clairement, sans omission, les tenants et les aboutissants de notre activité, de dégager rapidement les contours de l'outil qu'il fallait concevoir et, grâce à l'émulation produite par ces réunions, cela a permis d'élargir le champ des possibles et de donner de la prospective au projet et à son avenir.

Le déroulement du projet a-t-il été sans surprise ?

O.B. : Tout a été organisé pour, en tout cas. D'abord, nous avons mis en place avec notre architecte logiciel Aelif un planning précis, non pas calendaire mais en termes de priorités des fonctionnalités à mettre en place. Le planning n'a pas été calendaire, car Aelif offre la possibilité de modifier, au fur et à mesure des développements, les spécifications et les fonctionnalités, ce qui est incompatible avec des dates de livraisons fixes. C'était le choix d'Inocap de fonctionner ainsi, plutôt qu'avec des spécifications définitives et des dates de livraison.

Et financièrement, pas de surprise non plus ?

O.B. : Aucunement. Nous avons opté pour une réalisation forfaitaire, qui constitue un double engagement :

· d'un côté, Aelif s'engage sur un montant global pour le projet,

· d'un autre côté Inocap s'engage à ne pas éclater le périmètre du projet.

C'est un système qui nous a permis de maîtriser parfaitement les coûts, ce qui est toujours un plus pour une société en plein développement.

Comment s'est passé la mise en œuvre de votre outil ?

O.B. : Assez simplement. Tout d'abord, les livraisons ont été faites conformément à nos besoins en terme de sécurité de nos données [Ndlr: installation sur serveur interne sans accès de l'extérieur, sauvegarde quotidienne des données, etc.]. Par ailleurs, l'outil a été pensé de façon pertinente, efficace et confortable, ce qui, sans révolutionner notre comportement professionnel, a amélioré notre efficacité : d'une manière générale, l'ensemble des tâches automatisables ou redondantes ont été automatisées et unifiées, ce qui produit un gain de temps qui nous permet de nous concentrer sur tout ce que notre activité a d'humain et d'intellectuel. Par ailleurs, l'exploitation de nos données nous permet de piloter notre activité de façon tant analytique que synthétique.

En termes de prospectives, qu'a permis la réalisation du projet ?

O.B. : L'installation module par module de l'outil a permis une stabilité des fonctionnalités depuis la première livraison. Après deux ans d'exploitation de l'outil, nous avons, toujours avec Aelif, mis en place un extranet, à la disposition de nos clients. Nous avons également mis au point avec Aelif une fonctionnalité innovante, baptisée par Aelif C₂RM™, qui consiste à fournir à nos clients des outils de CRM pour leurs clients.

À ce stade, pensez-vous avoir fait le tour de la question ?

O.B. : Certainement pas ! Il reste encore de nombreuses briques à mettre en place, nous aurons sans doute encore souvent l'occasion d'innover et de renouveler notre métier.

Olivier Bourdelas, Directeur Général d'Inocap

FICHE D'IDENTITÉ

 INOCAP SA

 40, RUE LA BOËTIE, 75008 PARIS

 SA AU CAPITAL DE 349 412 €

 500 207 873 R.C.S PARIS

 AGRÉMENT AMP: GP 07000051

 EFFECTIFS : 9

 LAURÉAT DU PRIX TREMPLIN 2010 NON CÔTÉ/PRIVATE EQUITY

LE C₂RM™

Le concept de C₂RM™ est une innovation dans le domaine du CRM [Ndlr: Customer Relationship Management, ou Gestion de la Relation Client]; réservée au monde du B2B, le C₂RM™ est la mise à disposition, par une société, à ses clients, d'outils de CRM pour leurs propres clients. Par exemple, dans le cas d'Inocap, l'extranet fournit à ses clients des outils permettant de transmettre à leurs clients(les souscripteurs) des documents tels que des attestations fiscales et d'exonération.